מערכות ניהול רשומות אלקטרוניות וניהול הוצאות T&E

/
/
/
54 Views

ניהול רשומות אלקטרוני (ERM) הוא חלק חשוב בכל מפעל עסקי בעידן הנוכחי של תקנות ציות מחמירות.

כל תהליך עסקי חייב להיות מתועד בצורה כזו שיש לעבד ולאחסן את המידע הקשור בבטחה, להפנות ולהיכנס לאינדקס עם מזהי מעקב ייחודיים, ולאחזר בקלות לפי דרישה.

רישומי הוצאות נסיעות ובידור (T&E) הם דאגה חשובה עבור רוב הארגונים העסקיים. לפי מחקר של קבוצת אברדין, 5 עד 20 אחוזים מכלל ההוצאות העקיפות כיום מורכבות מהוצאות T&E. החברות שנחקרו על ידי קבוצת אברדין עיבדו לפחות 1,000 דוחות הקשורים להוצאות מדי חודש. לפיכך החיסכון הכרוך באוטומציה של תהליך זה באמצעות מערכת ERM מדרגית ואמינה ברורה.

אבל מדובר כאן בהרבה יותר מחסכון בשורה התחתונה. רוב החברות הציבוריות בארה"ב עמוסות גם בגילויים פיננסיים וביקורות SOX.

חלק מכריע בעמידה בתנאים כאלה בסביבה עסקית תחרותית מורכב ממערכת ERM טובה. מערכת כזו צריכה להיות מסוגלת לשמור רישומים אלקטרוניים יחד עם עותקים של כל קבלות נייר; לאפשר עמידה קפדנית במדיניות ההוצאות ובאישורים של המפקחים המתאימים. זה צריך כמובן גם להפיק דוחות מפורטים מספיק כדי לספק למנהלים כלי תכנון וקבלת החלטות יעילים מבלי להשאיר פערי מידע עבור כל ביקורת ציות.

מערכת כזו אמורה להיות מסוגלת לצרף מטא-נתונים של דוח לנתוני רשומת הוצאות ה-T&E למטרות מעקב. המטא נתונים עשויים לכלול את התאריך והשעה של העסקה, תעודות הזהות של האנשים שמגישים ומאשרים אותה וכו'. וניתן לשלב תוכנית זיהוי תווים אופטי כדי לאחסן את התמונות של כל קבלה פיזית (חשבונות מסעדות, כרטיסי טיסה וכו'). עם הנתונים עצמם.



Source by Ugur Akinci

Leave a Comment

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

This div height required for enabling the sticky sidebar
Copyright at 2022. www.mhantena.com All Rights Reserved